Google Dokumenty – pierwsze kroki w edytorze tekstu

Tym artykułem rozpoczynamy nową serię artykułów dotyczącą narzędzi do pracy biurowej. Dzisiaj opiszę jak działają Dokumenty Google, a w szczególności edytor tekstu. W kolejnych artykułach opiszę szczegółowo możliwości edytora tekstu, arkusza kalkulacyjnego oraz prezentacji.

Co to są Google Dokumenty?

Krótko mówiąc to narzędzia on-line: edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, prezentacje, z których możemy korzystać zupełnie za darmo. Ciekawą  opcją jest to, że można tworzyć i formatować dokumenty w tym samym czasie z innymi osobami, nie wspominając o bezproblemowym ich udostępnianiu. Aby z nich korzystać wystarczyć posiadać dostęp do Internetu i mieć założone konto na serwerach Google, np. skrzynkę pocztową. Jak założyć skrzynkę na Gmail opisałem w tym artykule.

Edytor tekstu

Podstawową rzeczą, którą należy posiadać, aby móc korzystać z Google Dokumenty to konto w Google, np. pocztowe. Zakładam, że takie już posiadamy.

1. Wchodzimy na stronę https://www.google.pl/intl/pl/docs/about/ i klikamy Otwórz Dokumenty Google

2. Wpisujemy swój login lub numer telefonu (który wcześniej podaliśmy) i hasło.

3. Po chwili powinniśmy zobaczyć główne okno Dokumentów Google.

Po lewej stronie znajduje się ikonka tzw. „trzy kreski” , po rozwinięciu której możemy przełączyć się między dokumentami, arkuszami kalkulacyjnymi, prezentacją, a także zmienić ustawienia.

W środkowej części znajduje się okno z dostępnymi szablonami. Jak klikniemy na GALERIA SZABLONÓW to zobaczymy wszystkie dostępne szablony. Aby wrócić należy kliknąć w lewym górnym rogu strzałkę <–

4. W tym momencie będzie nas interesował pusty dokument, zatem klikamy w „plusik” i otworzy się nowy dokument. Zapis dokumentu następuje automatycznie na Dysku Google. Po napisaniu czegokolwiek w dokumencie zobaczymy napis: „Wszystkie zmiany zostały zapisany Dysku”.

Aby nazwać dokument klikamy w „Dokument bez tytułu” i wpisujemy swoją nazwę. Można wpisać dowolną treść i dokument zostanie zapisany.

W górnej części mamy menu formatowania, znane z innych edytorów tekstu, np. cofnij, powtórz, pogrubienie, kursywa, czcionka itp. Powyżej jest menu Plik, Edycja, Widok, gdzie można poustawiać kolejne opcje, do których nie zostały utworzone skróty w menu formatowania.

Udostępnianie dokumentów i współpraca

Aby udostępnić dokument klikamy na Udostępnij, które znajduje się w górnej części okna.

Z tego miejsca możemy komuś udostępnić możliwość edytowania napisanej przez nas treści, komentowania lub wyłącznie wyświetlenie. Po kliknięciu na ikonę Udostępnienia pojawi się nowe okno, gdzie wpisujemy adres mailowy odbiorcy, a w prawej części mamy do wybory, którą opcję wybieramy.

Należy pamiętać, aby inny użytkownik mógł edytować treść wysyłamy do niego tzw. „zaproszenie”. Użytkownik musi posiadać konto Google, a w ciągu 14 dni skorzystać z wysłanego linka. W przypadków kont mailowych poza Googlem domyślnie włączona jest opcja wyłącznie wyświetlania treści.

W przypadku gdy chcemy szybko udostępnić link do dokumentu wyłącznie do wyświetlenia wystarczy kliknąć Udostępnij >> Uzyskaj link do udostępniania. Domyślnie ustawioną opcję jest wyświetlanie. Można ją zmienić na komentowanie lub edycję. Klikamy gotowe. Skopiowany link możemy wysyłać wszystkim zainteresowanym, np. w mediach społecznościowych lub udostępnić na stronie. Aby zamknąć okno klikamy Gotowe.

Zapisywanie dokumentów

Domyślnie dokumenty zapisywane są na Dysku Google. Jednak czasem zachodzi potrzeba, aby zapisać dokument lokalnie na komputerze w którymś z popularnych formatów. Google Dokumenty pozwala zapisać dokumenty w następujących formatach: docx, odt, rtf, pdf, txt, html, zip, epub.

Jeżeli zależy nam aby potem utworzony dokument można było ponownie edytować w Microsoft Office warto zapisać w formacie *.docx. Jeżeli potrzebujemy dokument wyłącznie do wydrukowania to warto zapisać w formacie *.pdf.

Aby zapisać klikamy na menu Plik >> Pobierz jako >> i wybieramy odpowiedni format, np. pdf lub docx. Pojawi się okno gdzie zapiszemy dokument, np Pulpit i klikamy Pobierz.

Pojawi się okno gdzie zapiszemy dokument, np. Pulpit i folder Dokumenty, następnie klikamy Zapisz.

Google Dokumenty to bardzo intuicyjne narzędzie do tworzenia pism, prostych arkuszy kalkulacyjnych czy prezentacji. Pozwala na szybkie tworzenie dokumentów na komputerze czy urządzeniach mobilnych. Wystarczy tylko posiadać konto Google. Do podstawowych i prostych zastosowań w zupełności wystarczy. Jego autem jest również to, że w tym samym czasie nad dokumentem może pracować wiele osób.